COMMUNICATION- FORMATION CONTINUE- LA CONFERENCE DE PRESSE, II/II (Pr A-DJABALLAH BELKACEM)

La Conférence de presse repose largement sur la QUALITE de sa PREPARATION , de son DEROULEMENT sans INCIDENTS ou PERTURBATIONS  et de son SUIVI METICULEUX.

On a plusieurs types de conférences :

-   Celle classique , « ouverte » à tous ……….. Celle , de plus en plus utilisée, accompagnée d’un petit déjeuner, ou d’un déjeuner ou d’un dîner ou suivi  ou précédé d’un cocktail (à choisir si c’est vraiment accrocheur, urgent et destiné aux initiés , aux spécialistes ou des « proches » ) : elle peut regrouper une vingtaine de personnes …………………………………Celle qui est la moins utilisée ,mais qui peut être efficace , surtout avec l’utilisation des nouvelles technologies  et qui est  presque « privée ». Elle regroupe 5 à 6 personnes , en général des journalistes « fidèles » ou amis , en tout cas des habitués en qui on peut avoir confiance.

Nous nous contenterons de nous fixer sur la conférence de presse classique dont voici les éléments de base :

AVANT LA CONFERENCE DE PRESSE :

 1/ S’assurer qu’il y a effectivement quelque chose à annoncer….car  (sauf pour les très hauts responsables qui, en principe, n’organisent une conférence de presse que s’il y a urgence ou importance) les journalistes doivent choisir entre plusieurs évènements

 2/ Choisir un sujet précis (au moins UN AXE PORTEUR) et se fixer sur la chose NOUVELLE à annoncer. Car risque d’éparpillement .

 3/ Noter les points essentiels à évoquer dans la déclaration d’ouverture (pas plus de trois  pour éviter l’éparpillement de l’attention). Doit être courte , pour donner l’illusion aux journalistes que ce sont eux les invités importants…et , pour ne pas épuiser le sujet.

 4/ Identifier par avance les questions collatérales susceptibles d’être posées …ainsi que les réponses à y apporter. Attention, prévoir d’autres questions « hors sujet » car un journaliste a tendance, toujours, à vouloir aller au-delà du sujet initial

 5/ La veille de la conférence , organiser une répétition avec des collaborateurs,  surtout lorsque le conférencier n’est pas habitué à « faire face » à la presse en conférence de presse

 6 / Choisir soigneusement la date  pour s’assurer qu’il n’y a pas d’autres évènements importants le même jour (autre conférence de presse, match important de football, …)

 7/ Choisir avec soin l’heure. Si possible , au milieu de la matinée ou en début d’après –midi….car il faut tenir compte des heures de bouclage . En Algérie, le journaliste doit être libéré au plus tard à 15 heures. Et , l’idéal , c’est en matinée pour vous permettre de le retenir à déjeuner ou à un buffet et de libérer au plus tard à 14h-15h.

 8/ Choisir un lieu accessible (problème de facilité d’accès, de stationnement , de sécurité) et attrayant , en tout cas qui correspond à la nature de votre message (un syndicat ne devait pas faire, en temps de crise , sa conférence de presse à l’hôtel Mercure et une entreprise florissante ne peut pas faire sa conférence dans un hôtel deux ou trois étoiles) ), ainsi qu’un lieu pourvu de toutes les commodités (éclairage, matériel de projection, électricité , toilettes, caféteria, cabines téléphoniques, internet et micros , fax…), adaptés aux médias conviés

 9/ Réfléchir à   l’éventuelle utilisation de supports visuels (tableau, paper-board, projection de documents…) . Ici, penser à la présence de caméras et des photographes qui doivent avoir un champ et des angles de prise de vues  libérés .

 10/ Préparer un dossier de presse , pas trop volumineux  ou au moins un sommaire , à envoyer avec l’invitation . Parallèlement,  préparer un dossier complet à distribuer  car le premier document envoyé risque d’être perdu par le journaliste.

 11/ Prévoir quelqu’un qui présenterait la personnalité qui va animer la conférence de presse…mais cela n’est pas obligatoire

 12/ Sur la base de vos répertoires  PRESSE  et JOURNALISTES (surtout spécialisés ou habituellement concernés) dresser la liste des invités (tous les journalistes ? Sélection ?...).  Envoyer les invitations  (et le dossier de presse) quatre à cinq jours avant (par porteur ou par e-mail ou par fax)….. mais, rappeler au téléphone  deux jours avant pour confirmer la présence et pour s’assurer de la programmation de la couverture par les rédactions en chef (car les invitations se perdent facilement dans les rédactions !) .

 13/ Annonce , 24 h avant, de la tenue de la conférence de presse en transmettant l’information de base (communiqué très simple) à l’Agence de presse Aps par exemple (qui , en principe , la répercutera sur ses « fils ») .

 13/Possibilité d’inviter , aussi, quelques invités qui ne sont des journalistes  (personnalités, collaborateurs et amis).Mais, SURTOUT , éviter le trop grand nombre et ne pas les placer DEVANT dans des fauteuils luxueux ,car cela est gênant pour les journalistes qui se sentiront  des « invités »  et non « acteurs principaux.

 14 / Désigner un responsable de la préparation technique et du déroulement.  Le jour de la conférence , il devra faire face avec célérité à tous les problèmes …on peut même le désigner pour « orienter » les choix du conférencier dans la désignation des « questionneurs ». En  principe, c’est le Chargé de la communication qui est désigné

 15/ ATTENTION ! Parfois , on doit tenir une mini-conférence de presse sans préparation préalable  (mais à prévoir !), dans la précipitation et en  dehors  du site prévu ou idoine . De ce fait , prévoir toujours, surtout lors de visites externes , un lieu ou plusieurs lieux de rechange appropriés pour ne pas se retrouver dans un couloir ou un hangar ouvert à tous les vents et à tous les bruits et avec une dizaine de journalistes qui se bousculent  pour poser des questions ou pour entendre des réponses.

DURANT LA CONFERENCE DE PRESSE :

 1/ Ouvrir un registre sur lequel les journalistes et les autres invités inscrivent leur nom, prénom ou pseudonyme et l’organe représenté

 2/ D’entrée , juste avant l’arrivée du conférencier, rappeler aux journalistes le sujet de la conférence, la qualité du conférencier et leur dire, aussi, avec fermeté, le temps qui sera consacré à la conférence (en général pas plus de 60-75 mn) ainsi que la manière dont doivent être posées les questions : une (1) question par personne, surtout lorsqu’il y a beaucoup de monde,   ne pas entrer dans des dialogues,  et la possibilité d’interrompre la conférence lorsque le temps prévu est dépassé ….car à partir d’un certain temps , on commence, avec la fatigue,  à « sortir du sujet » et à « déraper »

 3/ Etre bref dans les réponses et ne pas laisser les choses traîner en longueur. Ne pas tomber dans le piège des réponses longues à des questions longues , parfois « hors-sujet ». Si le journaliste peut parler longtemps , il n’en est pas de même pour vous ! Aller directement à l’essentiel.

 4 / Répondre directement à chaque question ou , regrouper trois à quatre questions si la conférence a été préparée (saucissonnée !) autour de thèmes précis

 5/ Laisser le temps aux journalistes le temps de poser leurs questions. Mais , il faut toujours lui rappeler qu’il doit s’annoncer d’abord (nom et organe de presse)

 6/ Enregistrer les réponses du conférencier (et les questions) de façon à les faire figurer dans un dossier tenu régulièrement à jour….puis,  pour pouvoir apporter des rectificatifs ou des démentis en cas de déformations volontaires ou involontaires des propos.

 7/ Ne jamais laisser de question sans réponse….Si le conférencier est incapable d’apporter une réponse, il doit le reconnaître sur le champ, ou donner la parole à un collaborateur présent à ses côtés, ou promettre de fournir la réponse dans les plus brefs délais.

APRES LA CONFERENCE DE PRESSE :

 1/ Faire figurer très rapidement ( le jour même ou le lendemain au plus tard) une transcription de la conférence de presse sur votre site Internet (bien sûr, aussi, dans le journal de l’entreprise ou dans le bulletin interne ou au niveau de l’affichage interne…) , de façon à assurer une diffusion la plus large possible

 2 / Adresser tous les documents  (transcription, autres documents complémentaires et utiles…) aux journalistes qui ne sont pas présentés à la conférence ou qui n’avaient pas été invités à y assister .

 3/ Respecter les promesses faites concernant l’envoi en temps utile d’informations complémentaires ou de réponses aux questions restées en suspens

 4 / Faire une analyse critique de chaque étape de la conférence  et conserver les notes pour apporter des améliorations lors de la prochaine occasion de conférence ou même d’occasion de relation avec la presse et des journalistes.